Va pierdeti prea mult timp in sedinte: Iata 4 solutii prin care sa nu mai faceti asta

Daca ar trebui sa identificati, intr-un singur cuvant, motivul pentru care rasa umana nu a ajuns si nu va ajunge la maximul de potential, acel cuvant ar trebui sa fie intalniri, a spus Dave Barry. Si nuu greseste.

Cate ore v-ati petrecut in sedinte care nu puteau fi inlocuite de un schimb rapid de e-mailuri? De cate ori aveti obligatia de a participa la intalniri ce au foarte putin de a face cu rolul vostru in institutia in care lucrati?

In momentul acela in care stati pe scaun, energia voastra este indrepatata catre productivitate – sau pur si simplu incercati sa dati impresia ca sunteti productivi?

Mai important de atat, cate lucruri ati fi putut indeplini in tot acel timp pierdut?

Binenteles, unele sedinte sunt absolut necesare si productive.

Din pacate, astfel de intalniri sunt foarte putine. O intalnire cu adevarat productiva a devenit o exceptie valoroasa, nu o regula.

De fapt, aceasta problema a devenit atat de grava si de omniprezenta incat oratorii din partea TED, David Grady si Jason Fried, au reusit sa plaseze impactul economic al sedintelor inutile la $37 miliarde in fiecare an si doar in SUA.

Au descoperit ca un angajat obisnuit din SUA participa la 62 de intalniri in fiecare luna. Un sfert din timpul petrecut la intalniri este ocupat cu discutarea problemelor nerelevante.

Tinand cont de aceste statistici, nu ar mai trebui sa ne surprinda faptul ca noua din zece persoane raporteaza ca se distrag in mod regulat in timpul sedintelor, iar trei din patru aleg sa se ocupe de o cu totul alta sarcina.

In mod cert, cultura noastra corporatista, obsedata de intalniri nu functioneaza in favoarea noastra. Se poate sa nu avem puterea de a eradica aceste pierderi de vreme dintr-o data.

Cu toate acestea, putem face cativa pasi pentru a ne asigura ca timpul petrecut in sedinte este cat mai productiv si centrat posibil. Iata 4 cai prin care sa profitati la maximum de intalniri:

1. Fiti mai exacti in ceea ce vreti sa spuneti

Prea multe intalniri incep cu intentii vagi si cu un scop dezbatut excesiv. Acest lucru face ca timpul sa zboare fara sa va dati seama. Mai important, ne abate concentrarea de la lucrurile cu adevarat importante.

Fiti mai exacti in definirea rolului intalnirii si asupra rezultatului dorit. Setati un singur scop final, concret si nu includeti alte subiecte care nu va vor ajuta in vederea atingerii respectivului scop.

2. Puneti intrebari

Daca nu sunteti organizatorii intalnirii, ati putea simti ca nu aveti nicio putere de a intreba ceva. Pur si simplu nu este adevarat. In momentul in care primiti o invitatie vaga la o intalnire, nu va fie frica sa cereti o clarificare. Care este scopul acestei sedinte?

Ce vom castiga in urma ei? Nu numai ca veti fi mai pregatiti dar organizatorul intalnirii va avea sansa de a compacta programul intalnirii inainte ca aceasta sa depaseasca structura stabilita.

3. Definiti-va implicatia

De multe ori, organizatorul intalnirii va include persoane ce nu trebuie sa fie neaparat prezente pentru a preveni eventualitatea ca cineva sa fie lasat deoparte. Iar asta este o imensa pierdere de vreme. Nu vreti sa fiti una dintre acele persoane.

Daca simtiti ca prezenta voastra nu este necesara, refuzati intalnirea. Daca nu sunteti siguri, intrebati cu ce puteti participa si care sunt informatiile asteptate de la voi. Ati putea reusi sa salvati niste timp prin impartasirea unor informatii prin e-mail sau prin faptul ca nu participati la sedinta.

4. Mergeti pregatiti

Luati la cunostinta ceea ce va va fi cerut inainte ca intalnirea sa inceapa si fiti pregatiti sa transmiteti informatiile cat mai succint. Incurajati-i si pe ceilalti sa faca la fel. Formati-va o parere inainte de sedinta asupra a ceea este asteptat de la fiecare participant.

Astfel veti obtine o structura si va asigurati ca grupul este pregatit sa discute fiecare problema din agenda. Pregatirea adecvata va poate ajuta sa evitati organizarea sedintelor secundare si mai inutile.

„Persoanele care prefera sedintele nu ar trebui sa aiba nicio raspundere,” scria Thomas Sowell. Faceti asa incat intalnirile sa fie cat mai eficiente si efective posibil, urmand sfaturile prezentate mai sus. Deveniti chiar azi lideri in companiile voastre.